Problém nie je koľko pracujete, ale na čom

Poznám to až príliš dobre. Deň plný stretnutí, e-mailov, hasenia požiarov. Večer odchádzate z práce s pocitom, že ste toho urobili kopu — ale nič zásadné. Time management manažér rieši inak ako radový zamestnanec. Lenže väčšina z nás sa to nikdy nenaučila. Skončili sme v manažérskej pozícii a očakávali, že to pôjde rovnako — len viac hodín navyše.

Ale nejde. A čím viac hodín pridávate, tým je to horšie. Nie preto, že by ste boli neschopní. Ale preto, že riešite zlé veci.

Zarábaj verzus buduj — dva režimy, ktoré si nerozumiete

Pred rokmi som si uvedomil jednu vec. Môj deň sa skladá z dvoch úplne odlišných typov činností. Prvý typ — nazvime ho "zarábaj" — sú veci, ktoré prinášajú okamžitý výsledok. Odpovedanie na e-maily, riešenie problémov, stretnutia. Druhý typ — "buduj" — sú veci, ktoré nemajú okamžitý efekt, ale posúvajú firmu alebo tím dopredu. Nastavovanie procesov, rozvoj ľudí, strategické rozhodnutia.

Väčšina manažérov trávi 90% času v režime "zarábaj". Lebo je to naliehavé. Lebo to niekto chce teraz. Lebo to vyzerá produktívne. Ale manažment času nie je o tom robiť viac vecí. Je o tom robiť správne veci.

Time management pre manažéra začína pri prioritách

Minulý mesiac som konzultoval s konateľom, ktorý pracoval denne 11-12 hodín. Bol vyčerpaný. Hovoril mi, že nemá čas na strategické veci, lebo "musí" byť na každom stretnutí. Keď sme si jeho kalendár rozobrali, zistili sme, že 60% stretnutí boli veci, kde jeho prítomnosť nebola potrebná — len očakávaná. To je obrovský rozdiel.

Problém nie je čas. Problém sú priority. Presnejšie — neschopnosť rozlíšiť čo je dôležité od toho, čo je len naliehavé. E-mail od kolegu, ktorý potrebuje "urgentne" schváliť niečo, vyzerá naliehavo. Ale či to schválite dnes alebo zajtra, na firmu to nemá žiadny dopad. Naopak — hodina strávená premýšľaním o tom, koho potrebujete do tímu na ďalší kvartál, nevyzerá naliehavo. Ale môže zmeniť celý rok.

Prečo vám produktivita klesá, aj keď pracujete viac

Tu je nepríjemná pravda. Keď pracujete 10 hodín denne a stále nestíhate, pridanie ďalšej hodiny to nevyrieši. Vaša produktivita po ôsmej hodine práce dramaticky klesá. Rozhodnutia sú horšie. Chyby častejšie. A čo je najhoršie — strácate schopnosť rozlišovať priority.

Videl som to na sebe. V časoch, keď som pracoval najviac, som robil najhoršie rozhodnutia. Nie preto, že by som bol hlúpy. Ale preto, že unavený mozog nedokáže myslieť strategicky. Dokáže len reagovať. A manažér, ktorý len reaguje, nie je manažér. Je hasič.

Ako spoznať, že riešite zlé veci

Je jeden jednoduchý test. Pozrite sa na svoj včerajší deň a spýtajte sa: koľko z toho, čo som urobil, bude mať dopad o tri mesiace? Ak je odpoveď "skoro nič", máte problém s prioritami, nie s časom.

Ďalší signál — ak váš tím nefunguje bez vás. Ak potrebujú váš súhlas na každú maličkosť. Ak vás ľudia hľadajú s každým problémom. To nie je znak toho, že ste nenahraditeľní. Je to znak toho, že ste nevybudovali systém, ktorý funguje.

Čo s tým môžete urobiť?

Existuje jednoduchá a funkčná metóda, ako z tohto kolotoča vystúpiť. Ako začať pracovať menej a zároveň dosiahnuť viac. Ako presunúť svoj čas z nekonečného "zarábania" do skutočného "budovania". Celý systém som spísal do e-booku Zarábaj alebo buduj, kde nájdete presný postup, ako na to. Nie teóriu — praktické kroky, ktoré som odskúšal na sebe aj na desiatkach manažérov, s ktorými som pracoval.