Keď 10 hodín nestačí

Väčšina manažérov, ktorých poznám, pracuje viac ako 10 hodín denne. A väčšina z nich má pocit, že nestíha. Time management manažér — to je téma, o ktorej sa veľa hovorí, ale málo rozumie. Pretože problém zvyčajne nie je v tom, že máte málo času. Problém je v tom, na čo ten čas míňate.

Pred rokmi som pracoval s jedným riaditeľom menšej IT firmy. Bol v kancelárii od siedmej ráno do siedmej večer. Riešil maily, hasil požiare, schôdzoval. A firma stagnovala. Nie preto, že by bol lenivý — práve naopak. Ale jeho produktivita bola ilúzia. Pracoval veľa, no robil nesprávne veci.

Systém zarábaj vs buduj — kde míňate svoj čas?

Každá činnosť, ktorú v práci robíte, spadá do jednej z dvoch kategórií. Buď zarábate — robíte niečo, čo prináša okamžitý výsledok. Alebo budujete — investujete do niečoho, čo prinesie výsledky neskôr. Väčšina manažérov trávi 90 % času v režime "zarábaj". Riešia operatívu, schvaľujú, kontrolujú, hasía požiare.

Ale firma rastie len vtedy, keď niekto buduje. Keď niekto premýšľa nad procesmi, ktoré ušetria čas za šesť mesiacov. Keď niekto rozvíja ľudí, ktorí potom dokážu robiť veci sami. Keď niekto strategicky plánuje, namiesto toho aby len reagoval. Manažment času nie je o tom robiť viac vecí. Je o tom robiť správne veci.

Time management pre manažérov: dôležité vs naliehavé

Toto je klasika, ktorú pozná každý. Eisenhowerova matica — rozdeľ úlohy na dôležité a naliehavé. Lenže v praxi to takmer nikto nerobí správne. Prečo? Lebo naliehavé veci kričia. Zazvoní telefón, príde mail s červeným výkričníkom, kolega potrebuje odpoveď TERAZ.

Dôležité veci nekričia. Strategické plánovanie nekričí. Rozvoj ľudí nekričí. Zlepšovanie procesov nekričí. A tak ich odkladáme. Deň za dňom. Týždeň za týždňom. A potom sa čudujeme, že firma stojí na mieste, že tím nefunguje, že všetko závisí od nás.

Jeden môj klient — obchodný riaditeľ — mi raz povedal: "Filip, ja viem čo by som mal robiť. Ale nemám na to čas." Keď sme sa pozreli na jeho kalendár, 70 % času trávil na interných mítingoch, kde jeho prítomnosť nebola nutná. Priority mal jasné. Len ich nechránil.

Prečo vôľa nestačí

Možno si teraz hovoríte: "Dobre, tak budem robiť viac dôležitých vecí." Lenže to nefunguje. Skúšal som to. Skúšali to stovky manažérov predo mnou. Problém je, že naliehavé veci majú zabudovaný systém — prichádzajú samy. Maily, správy, požiadavky. Dôležité veci systém nemajú. Musíte si ho vytvoriť.

Bez systému vyhráva operatíva. Vždy. Nie preto, že ste slabý alebo nedisciplinovaný. Ale preto, že tak funguje ľudský mozog. Reagujeme na podnety. A naliehavé veci sú hlasnejšie podnety ako dôležité.

Čo s tým?

Prvý krok je uznať, že problém existuje. Že tých 10 hodín denne nie je dôkaz vašej produktivity, ale možno jej opak. Druhý krok je pozrieť sa na svoj kalendár z minulého týždňa. Koľko času ste strávili v režime "buduj"? Koľko v režime "zarábaj"? Buďte k sebe úprimní.

Tretí krok — a tu väčšina ľudí končí — je zmeniť to. Nie zajtra. Nie od pondelka. Ale systematicky, krok za krokom. Lebo zmena návykov nie je o motivácii. Je o štruktúre. O tom, ako si nastavíte deň, týždeň, priority.

Poznám manažérov, ktorí pracujú šesť hodín denne a ich firmy rastú. A poznám takých, čo pracujú dvanásť hodín a stále hasia tie isté požiare. Rozdiel nie je v čase. Je v tom, ako ho používajú. V tom, či majú systém alebo len dobrý úmysel.

Ak sa v tomto článku spoznávate, nie ste sami. A nie je to vaša chyba. Nikto nás neučil, ako skutočne pracovať s prioritami. Len nám povedali, že máme pracovať tvrdo. Ale tvrdá práca bez správneho smeru je ako beh na mieste — unavíte sa, ale nikam sa nedostanete.